Administração de Tempo – Dicas


tempo
  1. Estabeleça os objetivos com clareza. Anote as metas com destaque numa folha de papel e deixe-as sempre bem à vista.
  2. Faça uma lista diária e priorize as atividades. Relacione diariamente, numa folha de papel ou em sua agenda, todas as atividades a serem cumpridas nesse dia e estabeleça prioridades.
  3. Delegue. Comece com as rotinas e procedimentos operacionais. Depois, se puder, delegue também as atividades e trabalhos de maior responsabilidade, desde que a pessoa esteja apta. Caso contrário, treine-a.
  4. Saiba tomar decisões. Tente identificar as causas do problema mediante as clássicas perguntas: O quê? Quando? Por quê? Onde? Quem? Como? Quando? Isolado o problema e descobertas as causas, tome a decisão.
  5. Saiba dizer não. Se alguém (como seu chefe, por exemplo) quiser lhe empurrar um serviço e você estiver atolado, diga claramente que não tem condições de assumir mais um trabalho ou sugira outra pessoa.
  6. Seja breve ao telefone. Ligações telefônicas atrapalham e atrasam o trabalho. Vá direto ao assunto, seja breve e objetivo. Concluído o diálogo, agradeça e encerre o contato.
  7. Faça reuniões produtivas. Reuniões eficazes exigem um coordenador, assuntos previamente agendados e do conhecimento de todos, participação e comprometimento dos participantes e, ao final, cópia para todos do resultado da reunião, com os compromissos assumidos por cada um e as datas de realização dos mesmos.
  8. Evite o perfeccionismo. A perfeição é desejável, mas raramente necessária. Quase sempre o perfeito custa tempo, dinheiro e esforços que não compensam. O perfeito deve ser buscado só quando realmente imprescindível.
  9. Saiba como usar sua energia a favor. Respeite seu “relógio biológico”. Pesquisas científicas comprovam que nossa capacidade de raciocínio, criatividade e tônus muscular atinge seu auge entre oito e onze horas da manhã. Esse ritmo diminui quase pela metade no período da tarde e à noite não chega a 20%. Nada melhor então que remar a favor da maré.
  10. Organize-se. Existem tarefas que exigem dias, semanas ou meses de trabalho, e muitas vezes não temos condições de alocar períodos de tempo sem que hajam interrupções. Para as tarefas trabalhosas e difíceis, divida-as em proporções menores e depois complete-as passo a passo.
  11. Saiba o que fazer com os papéis. Jogue fora os que você não usa: transfira os papéis que não são do seu interesse ao chefe, colega, subordinado; se o papel tiver alguma utilidade futura, arquive-o.
  12. Pratique a relação 80/20. Aplique a teoria de Pareto na administração: de tudo que você produz num dia de trabalho, 80% do tempo gasto significam 20% do seu trabalho; apenas 20% da produção de um dia exigem 80% de trabalho. Descubra quais os 20% do seu trabalho diário (isto é, o que é essencial em seu trabalho) que lhe dão 80% de retorno e produtividade. Descubra também quais as picuinhas, rotinas e atividades que tomam 80% de seu tempo e só lhe trazem um retorno de 20% de produtividade e descarte-as.

Aprender a Gerenciar e Administrar seu tempo é umas das ferramentas utilizadas no Coaching, para que você possa alcançar seus objetivos. Entre em contato pelos comentários ou pelos e-mail douglas.coach@gmail.com, e aprenda mais sobre como organizar sua agenda diária.

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