Cuidado! Eles estão roubando o seu tempo – 1ª Parte


Vamos falar um pouco neste artigo sobre um assunto muito importante, relacionado com a administração do tempo, ou gestão de nossa agenda. Já tivemos em artigos anteriores, aqui e aqui, um pouco sobre este assunto tão discutido, mas hoje, vamos fazer uma analise pessoal sobre um tema muito discutido atualmente, vamos falar dos Ladrões do tempo.

Os ladrões de tempo se evidenciam, quando você sente que seu trabalho não esta rendendo da forma como deveria, e você passa horas de seu dia, desperdiçando com situações que podem ou não ser de sua própria responsabilidade. Vamos conhecer as situações mais comuns que encontramos:

Falta de Clareza: A falta de clareza quando passamos informações podem trazer transtornos graves para o desenvolvimento de um projeto, ou a passagem de deveres para outras pessoas. Este pode ser um problema pessoal, ou de outras pessoas. Para identificar, é necessário realizarmos uma auto-avaliação. Quando explicamos algo a alguém, esta pessoa entende de imediato o que esta sendo passado? As pessoas conseguem compreender nossa linha de raciocínio, e fazem o combinado de acordo com o que foi acertado? Se notarmos que este pode ser um dos ladrões de tempo que nos atacam, o que pode ser feito? Vejamos algumas dicas para eliminar este problema:

  • Defina sempre com clareza suas metas e objetivos, de forma que não possa haver segundas interpretações a respeito das mesmas.
  • Determine responsabilidades de forma clara e precisa e passe atribuições também com precisão.
  • Não se utilize de ambigüidades, procure sempre expressar exatamente o que deseja, em uma linguagem simples e concisa.
  • Na dúvida, pergunte. Procure sempre acertar na primeira tentativa, mesmo que para isso, tenha que eliminar dúvidas.
  • Forneça informações com um embasamento seguro, para que a partir destas informações, sejam possíveis as tomadas de decisão.
  • Lembre-se de que a regra de ouro chama-se Delegar

Interrupções: Este é um clássico dos ladrões de tempo, vejamos como ele atua em nosso cotidiano, e se ele também faz parte de sua vida: A cada cinco minutos seu telefone toca, e você para o que esta fazendo para atender, mesmo que saiba não ser nada de importante. Qualquer pessoa tem acesso a sua sala ou ao seu local de trabalho, e você sempre recebe a todos, sempre interrompendo seu trabalho ou seu raciocínio. Estas são as situações mais comuns, e as interrupções, se não controladas, podem ser a causa da perda de mais de 90% de seu tempo. Até mesmo as mais simples, quando interrompem uma linha de pensamento, podem causar transtornos irremediáveis, levando em conta o velho dito popular “retomar o fio da meada”. Mas vejamos como podemos neutralizar este ladrão de tempo:

  • Aprenda a dizer “Não”, e seja firme quando o disser. Usar o não por algumas vezes não vai fazer nenhum mal a você, e nem a quem esta recebendo. Saber controlar o acesso das pessoas já é um importante avanço no controle de seu tempo.
  • Quando estiver ocupado em algum projeto, e mesmo assim tiver que atender a alguma pessoa, atenda-a em pé. A pessoa irá perceber que esta tomando o seu tempo e irá ser o mais breve possível.
  • Sempre que estiver em seu escritório, fazendo algum trabalho importante, mantenha a porta fechada. Esse gesto simples já inibe as pessoas de te incomodarem.
  • Quando for interrompido durante um projeto, ou uma linha de pensamento, continue escrevendo enquanto atende a pessoa. Pode parecer deselegante, mas neste caso, é a melhor forma de mostrar a pessoa que o seu assunto é no momento mais importante.
  • Filtre os telefonemas e e-mails que recebe durante o dia. Logo falaremos destes dois ladrões de tempo e como controlá-los.
  • Por mais indelicado que possa parecer, evite ser receptivo com visitas inesperadas. Elas devem entender que é mais indelicado ainda surgir sem um horário marcado.
  • Sempre seja educado quando for solicitar seu espaço, ou sua privacidade, fazendo uso das palavras: “Desculpe-me”, “Por favor” e “Por Gentileza”.

Reuniões desnecessárias: Outro vilão desta historia de administrar o tempo, são as reuniões desnecessárias, ou mal preparadas. Perde-se muito tempo participando de reuniões que não levam a nada, somente a mais dúvidas e incompreensões em relação ao assunto abordado. Para evitar este tipo de situação, temos algumas dicas de como tornar as reuniões ferramentas de utilidade a sua vida, pessoal e profissional.

  • Sempre agende as reuniões com antecedência, e faça com que todos os envolvidos saibam quando, onde e sobre o que será a reunião.
  • Convoque para as reuniões, somente as pessoas que tiverem algum envolvimento com o assunto, poupando assim mais tempo na sua organização.
  • Determine o horário de inicio e término da reunião, e faça com que todos os participantes tomem conhecimento destes horários, não tolerando atrasos, e nem prolongando a reunião para além do prazo acertado.
  • Sempre mantenha a pauta e busque tratar o assunto com objetividade.
  • Determinado o horário de inicio e término da reunião, não permita interrupções, mantendo os celulares desligados e as chamadas de telefone sob responsabilidade de um secretário ou secretaria.
  • Mantenha a reunião sempre documentada, com uma ata ou memorando, que deve ser assinado por todos os participantes.

Quando pensei em escrever sobre o tema, não esperava que ele se prolongasse tanto. Por este motivo, vou dividir este artigo em duas partes, sendo que num próximo artigo estarei informando um pouco mais sobre os ladrões de tempo, falando sobre telefonemas, e-mails e internet.

Espero que esta primeira parte possa aguçar a sua curiosidade, e em breve estarei chegando a um ponto final deste artigo. Agradeço a participação de todos, e aguardo os comentários, criticas e sugestões.

Sucesso a todos…

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